Vanuit de richtlijnen van alle bedrijfscertificeringen (BRL 100, K25000, enz.) is het verplicht om bepaalde gebeurtenissen te registreren. Om te zorgen dat onze gebruikers niet aan de slag moeten met losse formulieren, hebben we een overkoepelende incidentemodule ontworpen.
---
Wanneer moet iets als incident geregistreerd worden?
Het is verplicht om de volgende zaken te registreren als incident:
- Klanten klachten
- Audit bevindingen (minor en major)
- Veiligheidsincidenten
- Tekortkomingen
---
Waarom is dit verplicht?
Onze incidentenmodule is zó ingericht dat wanneer je de pagina volledig invult, je voldoet aan alle registratie eisen die de richtlijnen stellen:
- het beoordelen van afwijkingen;
- het vaststellen van de oorzaak;
- het vaststellen van de noodzaak voor corrigerende maatregelen;
- het beoordelen of preventieve maatregelen nodig zijn;
- het zo nodig uitvoeren van corrigerende maatregelen;
- het vaststellen en doorvoeren van de preventieve maatregelen; en
- het evalueren van de effectiviteit van de getroffen maatregelen
---
Is het mogelijk om een ingevulde incident te downloaden?
Zeker! Je kan via de actie-knop rechtsbovenin het incident downloaden als PDF.
---
Wat moet ik invullen bij de verschillende velden?
De incidentenmodule is bewust flexibel ingericht, zodat gebruikers van Climatools hier een eigen draai aan kunnen geven. Wel zullen we wat veel gestelde vragen in deze FAQ uiteen zetten:
- Wat houden de statussen (open, in uitvoering, en gesloten) precies in?
Wanneer een incident "open" is, is het rapport aangemaakt maar nog niet ver in het afhandelingsproces. Wanneer je bezig bent met het uitvoeren van oorzaakanalyses en het opstellen van corrigerende maatregelingen en preventieve acties, kun je de status doorzetten naar "in uitvoering". Is alles afgehandeld, dan kun je het incident sluiten. - Wanneer moet ik welke prioriteit (laag, medium, of hoog) gebruiken?
Het prioriteit-veld is open voor eigen interpretatie. Een auditbevinding die opgelost moet worden voor een bepaalde deadline kan een hoge prioriteit krijgen, maar ook een ernstig veiligheidsincident zoals een te hoge ppm bij een CO meting. Dit label is vooral relevant voor grotere bedrijven die meerdere incidenten open hebben staan en moeten kiezen wat het belangrijkste is om eerst aan te kaarten. - Wat wordt bedoelt met "incident gebied"?
In dit veld kun je aangeven waar het incident betrekking op heeft. De opties die je ziet in de drop-down lijst komen uit een gebruiker gegenereerde lijst. Dit houdt in dat er wat voorbeelden in de lijst staan, maar dat je ook zelf de mogelijkheid hebt om in het veld iets te typen en dit toe te voegen aan de opties. Een incident gebied kan zijn een cilinder, klant, installatie, monteur, etc. - Wat moet ik invullen in het functie-veld?
Met dit veld kun je de functie of rol van de verantwoordelijke verder toelichten. Is de verantwoordelijke een (hulp) monteur, leverancier, kantoorpersoon, leidingevende, etc.? Ook dit is een gebruiker gegenereerde lijst met enkele vooraf ingevulde opties en de mogelijkheid om deze naar wens aan te vullen.