Vanuit de richtlijnen van alle bedrijfscertificeringen (BRL 100, K25000, enzovoort) ben je verplicht om bepaalde gebeurtenissen te registreren. Zodat je hiervoor niet met losse formulieren hoeft te werken, gebruik je hiervoor één overkoepelende module: Incidenten.


INHOUDSOPGAVE

Waar begin ik?

Ga in het menu links naar Incidenten, en klik rechtsboven op Toevoegen.

Incidenten — klik op Toevoegen

1. Vul de gegevens van het incident in: de Melder, eventueel de Klant, en onder Incident onder andere Titel, Datum, Status, Prioriteit, Verantwoordelijke, Functie, Type incident en Incident gebied.

De basisgegevens van het incident


2. Vul waar mogelijk ook de velden voor de analyse en maatregelen in, zoals Beschrijving van het incident, Beoordeling, Corrigerende maatregelen, Oorzaak analyse, Preventieve actie en Omvangsanalyse.

De analyse- en maatregelvelden


3. Klik rechtsboven op Toevoegen om het incident op te slaan.

Wanneer moet ik iets registreren als incident?

Verplicht: het is verplicht om de volgende zaken te registreren als incident.

• Klantklachten

• Auditbevindingen (minor en major)

• Veiligheidsincidenten

• Tekortkomingen

Waarom is dit verplicht?

De incidentenmodule is zo ingericht dat je, door de pagina volledig in te vullen, automatisch voldoet aan alle registratie-eisen die de richtlijnen stellen:

• het beoordelen van afwijkingen;

• het vaststellen van de oorzaak;

• het vaststellen van de noodzaak voor corrigerende maatregelen;

• het beoordelen of preventieve maatregelen nodig zijn;

• het zo nodig uitvoeren van corrigerende maatregelen;

• het vaststellen en doorvoeren van de preventieve maatregelen; en

• het evalueren van de effectiviteit van de getroffen maatregelen.

Kan ik een ingevuld incident downloaden?

Zeker! open het incident en klik op de actie-knop rechtsboven om het incident als PDF te downloaden.

Wat vul ik in bij de verschillende velden?

De incidentenmodule is bewust flexibel ingericht, zodat je hier je eigen draai aan kunt geven. Hieronder beantwoorden we de meest gestelde vragen.


Wat houden de statussen (open, in uitvoering en gesloten) precies in?

Staat een incident op “open”, dan is het rapport aangemaakt maar nog niet ver in het afhandelingsproces. Ben je bezig met de oorzaakanalyse en het opstellen van corrigerende maatregelen en preventieve acties? Zet de status dan op “in uitvoering”. Is alles afgehandeld, dan sluit je het incident.


Wanneer gebruik ik welke prioriteit (laag, medium of hoog)?

Het veld Prioriteit staat open voor je eigen interpretatie. Een auditbevinding met een deadline kan een hoge prioriteit krijgen, maar ook een ernstig veiligheidsincident zoals een te hoge ppm bij een CO-meting. Dit label is vooral relevant als je meerdere incidenten open hebt staan en moet kiezen wat je eerst oppakt.


Wat wordt bedoeld met “incident gebied”?

Hier geef je aan waar het incident betrekking op heeft, bijvoorbeeld een cilinder, klant, installatie of monteur. De opties in de keuzelijst zijn een gebruiker-gegenereerde lijst: er staan wat voorbeelden in, maar je kunt zelf ook iets typen om een nieuwe optie toe te voegen.


Wat vul ik in bij het veld Functie?

Met dit veld licht je de functie of rol van de verantwoordelijke verder toe: is diegene een (hulp)monteur, leverancier, kantoorpersoon, leidinggevende, enzovoort? Ook dit is een gebruiker-gegenereerde lijst met een paar vooraf ingevulde opties, die je naar wens kunt aanvullen.