Met de Debitan - Climatools facturatie integratie gaat een afgeronde werkbon automatisch van Climatools naar Debitan, waar hij wordt omgezet in een conceptfactuur voor je klant. In dit artikel lees je hoe je de integratie activeert, instelt en gebruikt.
Hoe activeer ik de integratie?
Om gebruik te maken van de Debitan - Climatools facturatie integratie moet je de volgende stappen nemen:
1. Neem eerst contact op met Support en geef aan dat je de integratie met Debitan wilt voortzetten. Geef ook gelijk je KvK-nummer aan.
2. Climatools legt contact tussen jou en Debitan.
3. Debitan loopt samen met jou door hun systeem om alles in te stellen.
4. Tijdens deze onboarding van Debitan kun je je Climatools-omgeving aanpassen om de Debitan-koppeling goed te laten lopen. Zo kun je gelijk met Debitan testen of alles goed staat. Hieronder lees je hoe dat moet.
Twijfel je of de integratie bij jouw bedrijf past? Lees dan ons artikel Past de Climatools-Debitan facturatie integratie bij mijn bedrijf?
Hoe stel ik de koppeling in Climatools in?
Om de koppeling tussen Climatools en Debitan te activeren, moet je eerst eenmalig de juiste instellingen configureren.
1. Ga naar Instellingen in Climatools: klik linksboven op je naam in Climatools en kies Instellingen.
2. Open de sectie Werkbonnen: selecteer in het instellingenmenu de categorie Werkbonnen.
3. Stel de CC-ontvanger in: stel in dat elke afgeronde werkbon automatisch als CC (Carbon Copy) wordt verstuurd naar het importadres van Debitan: import@debitan.com.
4. Sla de instellingen op: klik rechtsboven op Opslaan om de automatische verzending naar Debitan te activeren.
Instellingen > Werkbonnen met het importadres van Debitan
Hoe rond ik de werkbon af en verstuur ik hem naar Debitan?
De monteur voert de werkzaamheden uit en rondt vervolgens de werkbon af in Climatools.
1. Werkbon aanmaken en uitvoeren: maak in Climatools een werkbon aan met de juiste werkbonreden, zoals Onderhoud, Nieuwbouw of een andere relevante categorie. De monteur voert de werkzaamheden uit en registreert materialen, uren en opmerkingen.
2. Werkbon afronden in Climatools: rond de werkbon af wanneer alle werkzaamheden zijn voltooid. Controleer of alle gegevens correct zijn ingevuld (uren, gebruikte materialen, foto’s, opmerkingen).
3. Werkbon verzenden naar Debitan: zodra de werkbon is afgerond, verzendt Climatools automatisch een kopie (CC) naar Debitan via het ingestelde importadres. Debitan neemt deze gegevens over in hun systeem.
Hoe verloopt de facturatie en controle in Debitan?
De Debitan-software pakt de werkbon automatisch op en zet deze om naar een factuur voor je klant.
1. Factuur klaargezet door Debitan: Debitan draait om de 15 minuten een proces om de werkbon om te zetten in een conceptfactuur.
2. Debitan openen: jij of je administratieve medewerker logt in op Debitan om de binnengekomen conceptfacturen te bekijken.
3. Conceptfactuur controleren: de automatisch geïmporteerde werkbon verschijnt als conceptfactuur in Debitan. De administratie controleert de factuur op volledigheid en juistheid, waaronder materialen, uren en prijzen.
Conceptfactuur in Debitan met de factuurregels van de werkbon
4. Definitieve factuur versturen: na controle, en eventuele correcties zoals een aangepaste prijs of toegevoegd meerwerk, wordt de factuur definitief gemaakt en verzonden naar de klant.
In het kort: dit proces zorgt voor een naadloze overgang van de technische uitvoering (Climatools) naar de financiële afhandeling (Debitan), waarbij handmatige data-invoer grotendeels niet meer nodig is.