Algemeen

Om gebruik te maken van de Debitan - Climatools facturatie integratie moet je de volgende stappen nemen:

  1. Neemt eerst contact op met Support en geef aan dat je de integratie met Debitan wil voortzetten. Geef ook gelijk je KvK nummer aan.
  2. Climatools zal contact leggen tussen jou en Debitan.
  3. Debitan zal samen met jou door hun systeem lopen om alles in te stellen. 
  4. Tijdens deze onboarding van Debitan kan je jouw Climatools omgeving aanpassen om de Debitan koppeling goed te laten lopen. Dan kan je gelijk met Debitan testen of alles goed staat. Zie hieronder hoe dat moet.


Twijfel je of de integratie bij jouw bedrijf past? Lees ons artikel Past de Climatools-Debitan facturatie integratie bij mijn bedrijf?


Initiële Configuratie in Climatools (Setup)

Om de koppeling tussen Climatools en Debitan te activeren, moet je eerst eenmalig de juiste instellingen configureren.


Stappenplan

  1. Ga naar Instellingen in Climatools
    Klik linksboven op je naam in Climatools en kies Instellingen.
  2. Open de sectie “Werkbonnen”
    In het instellingenmenu selecteer je de categorie Werkbonnen.
  3. Stel de CC-ontvanger in
    Stel in dat elke afgeronde werkbon automatisch als CC (Carbon Copy) wordt verstuurd naar het importadres van Debitan: import@debitan.com
  4. Sla de instellingen op
    Klik rechtsboven op Opslaan om de automatische verzending naar Debitan te activeren.


Werkbon Afhandeling en Verzending

De monteur voert de werkzaamheden uit en rondt vervolgens de werkbon af in Climatools.


Stappenplan

  1. Werkbon aanmaken en uitvoeren
    Maak in Climatools een werkbon aan met de juiste werkbonreden, zoals Onderhoud, Nieuwbouw of een andere relevante categorie. De monteur voert de werkzaamheden uit en registreert materialen, uren en opmerkingen.
  2. Werkbon afronden in Climatools
    Rond de werkbon af wanneer alle werkzaamheden zijn voltooid. Controleer of alle gegevens correct zijn ingevuld (uren, gebruikte materialen, foto’s, opmerkingen).
  3. Werkbon verzenden naar Debitan
    Zodra de werkbon is afgerond, verzendt Climatools automatisch een kopie (CC) naar Debitan via het ingestelde importadres. Debitan neemt deze gegevens over in hun systeem.


Facturatie en Controle in Debitan

De Debitan software pakt de werkbon automatisch op en zet dit om naar een factuur voor jouw klant.


Stappenplan

  1. Factuur klaargezet door Debitan
    Debitan draait om de 15 minuten een process om de werkbon om te zetten in een conceptfactuur.
  2. Debitan openen
    Jij of je administratieve meedewerker logt in op Debitan om de binnengekomen conceptfacturen te bekijken.
  3. Conceptfactuur controleren
    De automatisch geïmporteerde werkbon verschijnt als conceptfactuur in Debitan. De administratie controleert de factuur op volledigheid en juistheid, waaronder materialen, uren en prijzen.
  4. Definitieve factuur versturen
    Na controle — en eventuele correcties, zoals een aangepaste prijs of toegevoegd meerwerk — wordt de factuur definitief gemaakt en verzonden naar de klant.


Dit proces zorgt voor een naadloze overgang van de technische uitvoering (Climatools) naar de financiële afhandeling (Debitan), waarbij de noodzaak voor handmatige data-invoer grotendeels wordt geëlimineerd.