Wil je weten hoe je de koppeling activeert en gebruikt? Bekijk dan het FAQ-artikel “Hoe werkt de Debitan facturatie-integratie?”.
De koppeling tussen Climatools en Debitan maakt het mogelijk om werkbonnen snel en foutloos om te zetten naar facturen. Hieronder vind je de meest voorkomende use cases waarbij de integratie optimaal tot zijn recht komt.
Standaard werkzaamheden zonder losse materialen
Dit betreft werkzaamheden waarbij één totaalprijs (vaste prijs) wordt gehanteerd.
Mogelijke voorbeelden:
- Nieuwe installaties (vaste prijs)
- Ingepland periodiek onderhoud (vaste prijs)
- Overige werkzaamheden waarbij materialen niet apart gefactureerd hoeven te worden
Hoe het werkt:
De werkbon wordt afgerond in Climatools en automatisch als conceptfactuur in Debitan geplaatst. Omdat er geen materiaalspecificatie nodig is, kan Debitan de factuur direct verwerken.
Werkzaamheden met uitgesplitste materialen
Bij sommige opdrachten moeten gebruikte materialen afzonderlijk op de factuur worden vermeld.
Voorbeelden:
- Reparaties waarbij specifieke onderdelen zijn vervangen
- Werkzaamheden waarbij aparte materiaallijnen op de factuur verplicht zijn
- Projecten waar traceerbare materiaalidentificatienummers belangrijk zijn
Belangrijke aandachtspunten:
- De monteur of planner moet ervoor zorgen dat de materiaal nummers op de werkbon exact overeenkomen met de nummers die Debitan in hun systeem gebruikt.
- Wanneer de nummers niet overeenkomen, kan Debitan de materialen niet verwerken en moet de administratie handmatig corrigeren.
Hoe het werkt:
Climatools stuurt de werkbon inclusief materiaalregels door naar Debitan. Debitan neemt deze over in de conceptfactuur en toont eventuele mismatches, zodat de administratie deze kan corrigeren.