Werkbonnen, incidenten, onderhoudscontracten en installaties krijgen automatisch een nummer volgens een vast formaat. Dit formaat stel je zelf in, per onderdeel, via het betreffende tabblad op de instellingenpagina.
Let op: deze instelling staat op de instellingenpagina en geldt dus voor je hele omgeving. Om dit aan te mogen passen, heb je hiervoor bevoegde rechten nodig binnen je organisatie.
Nummerformaat aanpassen
1. Klik rechtsboven op het tabblad op Aanpassen.
2. Klik de gewenste bouwstenen na elkaar aan. Elke bouwsteen die je aanklikt, verschijnt als los blokje in de rij "Het formaat van uw ... nummer". Met het kruisje op een blokje verwijder je deze weer.
3. Nummerformaat opnieuw instellen: kies hier eventueel of het volgnummer (het blokje FORMAT) automatisch moet resetten, bijvoorbeeld Jaarlijks. Gebruik je het jaartal in je formaat, dan zorgt dit ervoor dat je volgnummer elk nieuw jaar weer bij 0001 begint, in plaats van gewoon door te tellen.
4. Klik op Opslaan om je nieuwe nummerformaat te bevestigen.
Werkbonnen, Incidenten en Onderhoudscontracten
Bij deze onderdelen kies je uit de volgende bouwstenen:
• YYYY / YY: het jaartal, voluit (bijvoorbeeld 2026) of afgekort (26).
• MM / M: de maand, met of zonder voorloopnul.
• DD / D: de dag van de maand, met of zonder voorloopnul.
• WW / W: het weeknummer, met of zonder voorloopnul.
• tekst: voegt een vast, door jou te bepalen stukje tekst toe, bijvoorbeeld een liggend streepje of je bedrijfsnaam.
• initialen: de initialen van de medewerker die het nummer aanmaakt.
• FORMAT: een doorlopend volgnummer. Hoe meer keer je dit blokje toevoegt, hoe meer cijfers je volgnummer krijgt: drie keer FORMAT geeft bijvoorbeeld 001, vier keer geeft 0001.
Zo kun je voor Werkbonnen bijvoorbeeld kiezen voor een formaat op basis van jaartal en maand, gevolgd door een liggend streepje (via het blokje tekst) en een doorlopend volgnummer van vier cijfers. Omdat dit formaat met het jaartal begint, zet je Nummerformaat opnieuw instellen hier op Jaarlijks: zo begint het volgnummer bij de start van een nieuw jaar vanzelf weer bij 0001. Ook bij Incidenten en Onderhoudscontracten is het handig om het nummerformaat op deze manier op te bouwen met jaartal en/of datum, zodat je in één oogopslag ziet wanneer een nummer is aangemaakt:
Nummerformaat opbouwen bij Werkbonnen: jaar, maand, een streepje en een volgnummer van vier cijfers, met jaarlijkse reset
Installaties
Bij Installaties gebruik je hiervoor een iets andere set bouwstenen:
• postcode / huisnummer: de postcode en het huisnummer van het installatieadres.
• bouwjaar: het bouwjaar van de installatie.
• locatie: de locatie-aanduiding van de installatie.
• machinenummer: een doorlopend volgnummer, maar dan per adres: de eerste installatie op een adres krijgt machinenummer 01, de tweede installatie op datzelfde adres 02, enzovoort. Begin je op een nieuw adres, dan start de telling vanzelf weer bij 01.
Nummerformaat opbouwen bij Installaties: postcode, huisnummer en machinenummer
Twijfel je over het aanpassen van je nummerformaat? Neem dan gerust contact op met Climatools, zodat we samen met je meekijken.