Zodra de werkbon klaarstaat, vult de monteur hem in: op kantoor, op locatie of op mobiel. In dit artikel lopen we door de werkbon van een koel- of klimaatinstallatie. Heb je de werkbon nog niet aangemaakt? Lees dan eerst Hoe maak ik een werkbon aan?. 


INHOUDSOPGAVE

Waar begin ik?

Ga in het menu links naar Werkbonnen en klik op de werkbon die je wilt invullen. Linksboven zie je de werkbongegevens en rechtsboven de klantgegevens. Naast het werkadres vind je een navigatielink en naast het telefoonnummer een belknop. Vooral op mobiel zijn die extra handig.

De werkbon — links de werkbongegevens, rechts de klantgegevens


Goed om te weten: alles boven de statusbalk kun je wijzigen met de knop Aanpassen. Alles onder de statusbalk, inclusief de werkzaamheden, vul je direct in. Daarvoor hoef je niet eerst op Aanpassen te klikken.

De installatie controleren

Op het tabblad Installaties zie je de installatie(s) waaraan gewerkt wordt. Klap een installatie open om de gegevens te controleren, zoals het koudemiddel en de vulling. Wil je naar de installatie zelf? Klik dan op Bekijk installatie.

Tabblad Installaties — de gegevens van de installatie

De werkzaamheden starten

Een nieuwe werkbon staat nog niet in uitvoering. Je start de werkzaamheden op een van deze twee manieren: ga naar het tabblad Werkzaamheden en klik op de blauwe knop Werkzaamheden uitvoeren, of klik rechtsboven op Meer en kies Werkzaamheden uitvoeren. De werkbon krijgt dan de status In uitvoering.

Werkzaamheden uitvoeren — via het tabblad of via het menu Meer

De werkzaamheden invullen

Op het tabblad Werkzaamheden zie je de checklist van de installatie, verdeeld in onderdelen zoals Drukbeproeving, Vacumeren en Installatiecontrole. Welke werkzaamheden in de checklist staan, hangt af van de reden die je bij het aanmaken van de werkbon hebt gekozen. Staan er meerdere installaties op de werkbon? Dan heeft elke installatie een eigen checklist.

Tabblad Werkzaamheden — de checklist van de installatie


Klap per meting het checklistitem open en vul de waardes in. Bij Vacumeren vul je bijvoorbeeld het bereikte vacuüm, het aantal keer gebroken en de standtijd in.

Een checklistitem openklappen en invullen


Moet ik alles invullen? Nee, in de checklist zijn er geen verplichte velden. Er worden altijd alle checklistitems getoond, maar wat je invult hangt af van de aard van de werkzaamheden en het soort installatie. De vakkennis van de monteur is leidend. Wil je weten wat verplicht is? Kijk dan in het handboek.

STEK-checklist: de STEK-checklistitems zie je alleen in het Pluspakket en alleen als je bij je bedrijfscertificeringen een STEK-bedrijfscertificaat hebt ingevuld. Hoe je dat doet, lees je in Wat kan ik instellen op de Bedrijfspagina?.

Koudemiddelmutaties

Heb je de koudemiddelmutatie nog niet uitgevoerd? Lees dan eerst Hoe voer ik een koudemiddelmutatie uit?.


Gebruik het onderdeel Koudemiddelmutaties alleen als je een installatie hebt leeggehaald of gevuld. Kies bij Mutatie de koudemiddelmutatie die bij deze werkbon hoort. Met het vinkje Toon alleen mutaties die niet aan een werkbon zijn gekoppeld beperk je de lijst tot mutaties die nog aan geen enkele werkbon hangen. Bij elke mutatie zie je de datum, het totaal gemuteerde gewicht, de cilinder en de reden.


Koudemiddelmutaties — een mutatie kiezen


Je kunt meerdere koudemiddelmutaties aan één werkbon toevoegen. Staan er meerdere installaties op de werkbon, dan stel je de mutaties per installatie afzonderlijk in.

Gebruikt gereedschap

Selecteer bij Gereedschap al het gereedschap dat je hebt gebruikt, zodat de kalibratiecertificaten op de werkbon komen. Kies bij Type meting waarvoor je het gereedschap hebt gebruikt: Druk, Temperatuur, Lekdetectie, Vacuüm, Stroom of Overige.

Gebruikt gereedschap — gereedschap en type meting kiezen


Zie je geen gereedschap om te selecteren? Dan moet je het waarschijnlijk nog uitgeven aan de monteur. Hoe dat werkt, lees je in Hoe koppel ik gereedschap aan een monteur?.

Materialen, datum, tijd en afstand

Materialen en Datum, tijd en afstand zijn niet verplicht. Vul ze alleen in als je dit op de werkbon wilt noteren. Bij Materialen vul je het productnummer, het materiaal, het aantal en de eenheid in en klik je op Materiaal toevoegen.

Tabblad Materialen


Bij Datum, tijd en afstand registreer je op het tabblad Tijd toevoegen de uitvoeringsdatum, aanvangstijd, eindtijd en monteur en geef je aan of de tijd factureerbaar is. Klik daarna op Dag toevoegen. Afstand voeg je toe via het tabblad Afstand toevoegen.

Tabblad Datum, tijd en afstand

Foto’s en bijlagen

Foto’s en bijlagen op het tabblad Documenten & foto’s zijn ook niet verplicht. Toch is het een aanrader om een foto te maken van de kenplaat en van hoe je de installatie hebt achtergelaten. Zo dek je jezelf in. Je kunt bestanden uploaden tot 10 MB per bestand.

Tabblad Documenten & foto’s

Interne memo en opmerkingen

Gebruik de Interne memo voor een notitie die niet op de werkbon komt: kies een type, typ je omschrijving en klik op Interne memo opslaan.

Tabblad Interne memo — komt niet op de werkbon


Wil je iets op de werkbon laten staan? Typ dan je tekst bij Werkomschrijving onder Opmerkingen werkzaamheden en klik op Opmerkingen opslaan.

Tabblad Werkomschrijving — komt wel op de werkbon

Opdracht historie en planning

Op het tabblad Opdracht historie zie je de geschiedenis van de werkbon, bijvoorbeeld wanneer de werkzaamheden zijn gestart. Deze wordt automatisch bijgewerkt.

Tabblad Opdracht historie


Op het tabblad Planning zie je wanneer en door wie de werkbon is ingepland. Dit tabblad is alleen beschikbaar in het Pluspakket.

Tabblad Planning (alleen Pluspakket)

De werkbon afronden

Ben je klaar? Klik rechtsboven op Meer en kies Opdracht afronden. Wil je later verder? Kies dan Opslaan en later afronden. In dit menu vind je ook Download, Blokkeren, Annuleren, Maak incident aan en Verwijderen.

Het menu Meer


Er opent een venster Werkzaamheden afronden met drie stappen. Klik na elke stap op Volgende.


1. Omschrijving: vul bij Opmerkingen werkzaamheden je opmerkingen in. Dit veld is verplicht (heb je niets te melden, dan volstaat een streepje).

Stap 1 – Omschrijving


2. Overzicht: controleer de klantgegevens en de totale tijd en kies de uitvoeringsdatum. Laat de klant tekenen bij Handtekening klant; met Handtekening verwijderen begin je opnieuw. Controleer bij Ondertekend door de naam van de ondertekenaar. Klik daarna op Acties en kies Opdracht afronden of Opdracht afronden en versturen.

Stap 2 – Overzicht


3. E-mail: kies je voor Opdracht afronden en versturen, dan bepaal je hier naar wie de werkbon wordt gestuurd. Controleer de Ontvanger en het Bericht. De werkbon gaat als PDF mee in de bijlage. Klik op Opdracht afronden om de werkbon af te ronden.

Stap 3 – E-mail

De werkbon achteraf downloaden of mailen

Is de werkbon afgerond? Dan kun je hem achteraf nog downloaden of mailen. Klik rechtsboven op Meer en kies Download om de werkbon te downloaden of E-mailen om hem alsnog te versturen. In dit menu vind je ook PDF regenereren, Maak incident aan en Verwijderen.

Het menu Meer bij een afgeronde werkbon

Hoe gebruik ik de werkbon op mobiel?

Op je telefoon ziet de werkbon er iets anders uit. Je ziet alles in één kolom en het menu Meer vind je achter de drie puntjes rechtsboven.


1. Tik linksboven op het menu-icoon en kies Werkbonnen.

2. Je ziet de werkbonnen als kaarten, met onder andere het opdrachtnummer, de klant, het installatietype, de reden, de locatie, de datum, de status en de verantwoordelijke. Zoek een werkbon via het zoekveld of filter de lijst met het filter-icoon. Met Toevoegen maak je een nieuwe werkbon. Tik op een kaart om de werkbon te openen.

3. Bovenaan de werkbon zie je de status en de tabbladen Overzicht, Installaties en Werkzaamheden. Met de pijltjes links en rechts van de tabbladen kom je bij de overige tabbladen.


Het menu, de lijst met werkbonnen en een geopende werkbon


4. Staat de werkbon op Ingepland? Open dan het tabblad Werkzaamheden en tik op Werkzaamheden uitvoeren.

5. De status wordt In uitvoering. Per installatie zie je de onderdelen van de checklist, zoals Drukbeproeving en Vacumeren. Tik op een onderdeel om het open te klappen en vul de gegevens in.

6. Tik rechtsboven op de drie puntjes voor het menu. Hier kies je onder andere Opslaan en later afronden of Opdracht afronden. Je vindt hier ook Aanpassen, Download, Blokkeren, Annuleren, Maak incident aan en Verwijderen.


Werkzaamheden uitvoeren, de checklist en het menu achter de drie puntjes


Het afronden van de werkbon werkt op mobiel hetzelfde als op de computer. Kies Opdracht afronden en volg de stappen die bij De werkbon afronden zijn beschreven.


Meer weten over de statussen van een werkbon? Lees Hoe verander ik de status van mijn werkbon?.