Met de module Onderhoudscontracten leg je per klant vast welke installaties onder een onderhoudscontract vallen. Op basis van het contract en de onderhoudscyclus van de installaties plant Climatools het volgende onderhoud in en kan het automatisch een werkbon voor je aanmaken. In dit artikel lees je hoe je een contract aanmaakt, installaties toevoegt en de instellingen aanpast.


INHOUDSOPGAVE


Let op! de module Onderhoudscontracten is alleen beschikbaar in de abonnementen Plus en Enterprise.

Wat zie ik in het overzicht?

Ga in het menu links naar Onderhoudscontracten. Onder de grafiek zie je al je contracten, met onder andere de klant, het contractnummer, de locatie, de start- en einddatum en de eerstvolgende en laatste onderhoudsdatum. Bij Gecontracteerde / daadwerkelijke installaties zie je hoeveel installaties je in het contract hebt afgesproken, naast het aantal dat er echt aan is toegevoegd. Met de schakelaar bij Actief zet je een contract aan of uit. Zoeken kan op klant of referentie.

Het overzicht van de onderhoudscontracten


De grafiek laat per maand zien hoeveel installaties onderhoud nodig hebben, op basis van de eerstvolgende onderhoudsdatum. Kies rechtsboven het jaar dat je wilt zien. Klik je op een staafje, dan zie je om welke installaties en klanten het gaat.

De grafiek voor een ander jaar


Klik op een staafje om de installaties van die maand te zien

Hoe maak ik een nieuw onderhoudscontract aan?

1. Ga in het menu links naar Onderhoudscontracten en klik rechtsboven op Toevoegen.

2. Kies bij Eigenaar of het contract voor een Particulier of een Bedrijf is en selecteer de relatie.

3. Vul de contractinformatie in, zie hieronder.

4. Klik rechtsboven op Opslaan.

Een nieuw onderhoudscontract invullen


Dit zijn de velden van een contract:

• Relatie: Verplicht. de klant voor wie het contract geldt.

• Contractnummer: Automatisch. je vult dit niet zelf in. Het nummer wordt aangemaakt zodra je het contract opslaat, volgens het formaat dat je hebt ingesteld. Lees hoe je dat formaat aanpast in Hoe stel ik het nummerformaat in?.

• Referentienummer: Optioneel. een eigen referentie voor dit contract. Hier kun je later op zoeken in het overzicht.

• Startdatum: Verplicht. de datum waarop het contract ingaat.

• Einddatum: Optioneel. de datum waarop het contract afloopt.

• Aantal gecontracteerde installaties: Verplicht. het aantal installaties dat je met de klant hebt afgesproken.

• Status: Schakelaar. met Inactief/Actief bepaal je of het contract actief is.

• Maak automatische werkbonnen aan: Schakelaar. staat deze aan, dan maakt Climatools automatisch werkbonnen aan voor dit contract. Hoe dat werkt, lees je verderop in dit artikel.

• Notities: Optioneel. vrije ruimte voor aantekeningen bij het contract.

Hoe voeg ik installaties toe aan een contract?

Na het opslaan opent het contract. Rechts zie je de tabbladen Installaties, Bestanden, Werkbonnen en Overzicht. Een nieuw contract heeft nog geen installaties. Klik op Installatie toevoegen.

Een nieuw contract zonder installaties


1. Zoek in het venster Installatie toevoegen de installatie op en selecteer deze.

De installatie zoeken


2. Controleer de gegevens van de installatie die onder het veld verschijnen en klik op Opslaan.

De gekozen installatie controleren en opslaan


3. Herhaal deze stappen voor elke installatie die je aan het contract wilt toevoegen.


De installatie staat nu in de lijst van het contract.

De installatie is toegevoegd aan het contract

Kan ik een installatie op meer dan één onderhoudscontract hebben?

Nee. Een installatie kan op dit moment maar onderdeel zijn van één onderhoudscontract tegelijk. Op de installatie zelf zie je bij het tabblad Onderhoudscontracten onder welk contract de installatie valt.

Het tabblad Onderhoudscontracten bij een installatie

Kan ik installatiegroepen toevoegen aan een onderhoudscontract?

Ja. Kies bij Installatie toevoegen, in plaats van een installatie, een installatiegroep. In de lijst herken je een groep aan een ander icoon. Alle installaties uit die groep komen dan op het contract.

Een installatiegroep kiezen in plaats van een installatie


Let op: voeg je daarna installaties toe aan de groep of haal je ze eruit, dan wordt dat niet doorgevoerd in het onderhoudscontract. Dit pas je dan zelf aan in het contract.

Ik zie geen eerstvolgende onderhoudsdatum. Wat nu?

Zie je bij een contract of installatie geen eerstvolgende onderhoudsdatum? Dan is bij de installatie waarschijnlijk geen onderhoudscyclus ingesteld. Het contract alleen is niet genoeg: Climatools berekent de datum op basis van de onderhoudscyclus van de installatie. Zo ziet dat eruit: de installatie staat wel in het contract, maar de kolommen Laatste onderhoud uitgevoerd en Eerstvolgende onderhoudsdatum zijn leeg. Zo stel je de cyclus in:

Voor: de installatie staat in het contract, maar er is geen eerstvolgende onderhoudsdatum


1. Open de installatie. Dat kan via Installaties in het menu links, of vanuit het contract door op de installatie te dubbelklikken.


2. Ga naar het onderdeel Oplevering & beheer. Staat het veld Onderhoudscyclus leeg, dan kan Climatools geen onderhoudsdatum bepalen.

Oplevering & beheer: de Onderhoudscyclus is nog leeg


3. Kies bij Onderhoudscyclus hoe vaak onderhoud nodig is, bijvoorbeeld 1x per 12 maanden.

De onderhoudscyclus kiezen


4. Klik op Opslaan. Climatools vraagt of je de volgende onderhoudsdatum van het onderhoudscontract wilt bijwerken. Kies Bijwerken.

Kies Bijwerken om de datum in het contract aan te passen


Daarna zie je de eerstvolgende onderhoudsdatum, bijvoorbeeld in het overzicht van de onderhoudscontracten.

Na: het contract heeft een eerstvolgende onderhoudsdatum


Let op: je kunt de onderhoudscyclus niet aanpassen vanuit de schermen van de module Onderhoudscontracten. Dat doe je altijd in de gegevens van de installatie zelf. Ook als je de cyclus later wilt wijzigen.


In het contract zie je de installatie nu terug met de eerstvolgende onderhoudsdatum.

De eerstvolgende onderhoudsdatum in het contract

Hoe bepaalt een onderhoudscontract of er een werkbon moet worden aangemaakt?

Staat bij het contract Maak automatische werkbonnen aan aan, dan maakt Climatools op de geplande onderhoudsdatum automatisch een werkbon aan. Die datum wordt berekend uit de gegevens van de installatie:

• Laatste onderhoud uitgevoerd: de datum waarop het laatste onderhoud is gedaan.

• Onderhoudscyclus: hoe vaak onderhoud nodig is. Dit is nodig om een datum te kunnen berekenen.

Is er nog geen laatste onderhoudsdatum ingevuld, dan gebruikt Climatools de opleveringsdatum van de installatie. Is die ook niet ingevuld, dan wordt de startdatum van het contract gebruikt. Ontbreekt de onderhoudscyclus, dan kan het contract geen werkbonnen aanmaken. Zie hiervoor het kopje hierboven.

Hoe ver van tevoren wordt een werkbon aangemaakt?

Dat stel je zelf in. Ga naar de Instellingen (het tandwiel linksboven, naast de bedrijfsnaam) en kies het tabblad Onderhoudscontracten. Klik rechtsboven op Aanpassen. Bij Aantal dagen voor onderhoudsdatum om werkbon aan te maken vul je in hoeveel dagen voor de onderhoudsdatum de werkbon moet verschijnen, bijvoorbeeld 31 dagen. Klik daarna op Opslaan.

Instellingen voor onderhoudscontracten


Let op: deze instelling geldt voor je hele omgeving. Om dit aan te mogen passen, heb je hiervoor bevoegde rechten nodig binnen je organisatie.

Wat kan ik doen met de aangemaakte werkbon?

Een automatisch aangemaakte werkbon krijgt de status Adhoc. Je kunt hem dan inplannen met de module Planning. Zo bepaal je op welke dag en tijd, en door welke monteur, het onderhoud wordt uitgevoerd.


1. Ga in het menu links naar Planning. Links zie je de werkbonnen die nog ingepland kunnen worden.


2. Wil je alleen de werkbonnen van onderhoudscontracten zien? Klik dan op het filtericoon in het zoekveld en kies Toon enkel onderhoudscontract werkbonnen. Je kunt ook filteren op onderhoudscontractnummer.


3. Sleep de werkbon naar de dag en het tijdstip in de agenda waarop je het onderhoud wilt inplannen.

De planningspagina met links de werkbonnen en rechts de agenda


4. Controleer in het venster Planning (Toevoegen) de gegevens, kies wie de klus uitvoert en klik op Opslaan.


De werkbon krijgt de status Ingepland en staat in de agenda. Hoe de planning precies werkt, lees je in Hoe gebruik ik de planning module?.


Let op: zie je Planning niet in het menu? Dan heeft een beheerder de planning nog niet voor je ingeschakeld via de gebruikersgroepen. Ook de module Planning is alleen beschikbaar in de abonnementen Plus en Enterprise, net als de module Onderhoudscontracten.

Hoe wijzig ik het nummerformaat van onderhoudscontracten?

Op dezelfde pagina met instellingen stel je ook het formaat van het contractnummer in. Je ziet daar het huidige formaat en het huidige nummer. Hoe je het formaat opbouwt, lees je in Hoe stel ik het nummerformaat in?.